In Sekundenschnelle im Paket! Die neue Rechnungsbeilage bei KlosterfrauAutomatisierte Rechnungserstellung

Das Unternehmen Klosterfau ist ein in Köln ansässiges, modernes und fortschrittliches Unternehmen mit Tradition und ist zu einem national führenden Anbieter im Bereich der Selbstmedika­tion herangewachsen - der Klosterfrau Healthcare Group.

Wenn man jährlich über 230.000 Rechnungsbriefe versendet, lassen sich enorme Portokosteneinsparen! Ziel des Projektes war die Einsparung von Portokosten durch Änderung des Rechnungsprozesses. Dabei sollten die bis dato im Nachtlauf erzeugten, zentral ausgedruckten und per Post verschickten Fakturen durch Änderung des Prozesses direkt dem Paket im Warenverteilzentrum als Rechnung/Lieferschein beigelegt werden. Nur wenige Großkunden erhalten die Rech­nung weiterhin gesondert zugestellt, bei allen anderen wird die Rechnung, die gleichzeitig auch Lieferschein ist, dem Paket im Zuge der Kommissionierung im Versand beigelegt.

Typische Kunden sind Apotheken, die meist mehrere Produkte bestellen. Die Lieferungen werden im Lager in Paketschachteln zusammen gestellt, kommissioniert und dann über Förderbänder zum Warenausgang transportiert. Dort wird die Rechnung dem Paket beigefügt, das Paket verschlossen und ab geht's!

Die Rechnung wird in SAP online erstellt, denn die Rechnung soll nur die tatsächlich ver­packte Ware beinhalten. Gar nicht so einfach, denn für die Steuerung der Kommissionierung und für den Druck der Rechnungen nutzt Klosterfrau ein dezentrales, SAP-basiertes Logistik­system, kurz WLS. Die Kommunikation zwischen beiden Systemen muss also reibungslos und vor allem blitzschnell funktionieren.

Sobald im Lager ein Paket fertig kommissioniert ist, wird das an SAP übermittelt. Während das Paket nun für ein paar Minuten auf einem Förderband zum Warenausgang unterwegs ist, gleicht SAP Bestellmenge und Istmenge ab, prüft die Verpackungs- und Versanddaten und die Zahlungsbedingungen, passt gegebenenfalls das Warenausgangsdatum an, erstellt mehrere Teilrechnungen und stößt schließlich den Rechnungsdruck per Web-Service (BAPI) an - zunächst in eine Spooldatei fertig zum Ausdrucken.

Im Warenausgang angekommen, scannt der Versandmitarbeiter die Lagereinheitennummer des Pakets und löst damit den Druck der Rechnung aus, die nun ins Paket gelegt wird. Und schon ist die Sendung fertig zum Versand!