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Das Prinzip des Gutschriftsverfahrens für Frachtkosten ist einfach: Statt eine Rechnung vom Spediteur zu erhalten, die geprüft werden muss, schreibt das Unternehmen jetzt eine Gutschrift, die der Spediteur prüfen muss. Für die Abrechnungsdienstleistung, die das Unternehmen für den Spediteur dank SAP per Gutschriftsverfahren übernimmt, bekommt das Unternehmen außerdem ein Bearbeitungsentgelt.
Beispielhaft zeigt dies ein typischer Ablauf in der Baustoffindustrie: Ein Baustoffunternehmen bestellt z.B. Kies, der dann in mehreren LKW-Ladungen geliefert wird. Der Lieferant beauftragt (nach Absprache bzw. nach Rahmenvertrag) den Spediteur, der nach der Lieferung eine Rechnung stellt. Für das Baustoffunternehmen bedeutet das einen erheblichen Aufwand, denn sowohl für die Ware an sich als auch für die Spediteursleistungen müssen Bestellungen angelegt und Wareneingänge und Rechnungen geprüft und auch gebucht werden.
Mit der von amotIQ solutions neu konzipierten und umgesetzten Frachtkostenabwicklung wird für die Anwender vor Ort im Baustoffunternehmen vieles einfacher: Sie können zu einer Materialbestellung mehrere Anlieferungen zusammenfassen. Denn für Schüttgüter wie Kies und Sand reicht 1 LKW pro Bestellung meist bei weitem nicht aus. Kommt ein LKW an, wird vor Ort in einer von uns neu programmierten Bildschirmeingabemaske zur Sammelerfassung alles Nötige eingegeben, z.B. der Spediteur und zusätzliche Infos wie das KfZ-Zeichen des LKWs. Diese Sammelerfassungstransaktion macht den Aufruf mehrerer Transaktionen zu Bestellung und Anlieferungen unnötig. Später wird dann noch automatisch der Wareneingang gebucht. Fertig!
Das SAP-System erzeugt im Hintergrund einen Transport- und den Frachtkostenbeleg, bei dem die Kosten automatisch nach spezifischen Kriterien ermittelt werden, z.B. bezogen auf die Materialgruppe oder die Lieferstrecke. Dadurch kann dann ein FI-Kreditorenbeleg und darauf basierend ein Vorschlag für eine Gutschrift an den Spediteur erzeugt werden. Diesen muss der Sachbearbeiter nur freigeben.
Die Gutschriften für verschiedene Frachtkosten werden meist in einem Zahlungslauf zusammengefasst und können in einem elektronischen Zahlungsavis dem Spediteur angekündigt werden. Dieser kann dann genau überprüfen, mit welcher Zahlung welche Frachtkosten durch Gutschriften beglichen werden. Diese Übermittlung kann natürlich auch per IDOC und die Zuordnung systemtechnisch erfolgen.
Die Frachtkostenabwicklung mit Gutschriftsverfahren ist zwar noch nicht weit verbreitet, aber eine sehr clevere Lösung, insbesondere wenn der Transportkostenanteil an einer Ware sehr hoch ist. Wie zum Beispiel in der Baustoffindustrie.
Die Frachtkostenabwicklung per Gutschriftsverfahren hat ihren besonderen Charme, da das bestellende Unternehmen den Prozess eindeutig führt und der Aufwand für alle Beteiligten minimiert wird, insbesondere bei Verwendung des elektronischen Zahlungsavis. Clevere Prozesslösungen wie die nah am SAP-Standard eigenentwickelte Sammelerfassungstransaktion von amotIQ solutions machen den Anwendern vor Ort das Leben leichter.
amotIQ solutions ist eine IT-Beratung, die sich auf Prozesse in Vertrieb, Logistik und SCM spezialisiert hat. 2004 als SAP Beratung gegründet, finden wir heute für unsere Kunden sowohl SAP- als auch Non-SAP Lösungen, passend zu ihren heterogenen Systemlandschaften. Wir sind Mitglied der amotIQ Gruppe mit mehr als 500 Mannjahren Experten-Know-how. Langjährige, übergreifende Prozess- und Projekterfahrung und kurze Entscheidungswege zeichnen uns aus. Erfahren, innovativ, flexibel und schnell sind wir für unsere Kunden da und genau dafür steht unser flinker Roadrunner "Justin".