Klosterfrau - Marketing professionell unterstützt

Unser Kunde Klosterfrau Healthcare Group, ein international führender Anbieter im Bereich der Selbstmedikation, vertreibt neben Klosterfrau Melissengeist so bekannte Präparate wie neo-angin® Halstabletten, taxofit® oder Soledum®. Die Mitarbeiter im Marketing bei Klosterfrau werden jetzt im Genehmigungs-Workflow professionell mit SAP unterstützt.

Die Kunden von Klosterfrau sind private Konsumenten, die mit viel Werbung auf die Produkte von Klosterfrau aufmerksam gemacht werden, zum Beispiel mit TV-Werbespots, Anzeigen in Zeitschriften oder auch mit Werbeartikeln, die in Apotheken eingesetzt werden. Diese Werbemaßnahmen bedeuten nicht nur einen hohen Aufwand in Kreation und Umsetzung, sondern traditionell gehören die Werbe-Budgets in Unternehmen der Konsumgüterindustrie auch zu den besonders großen Kostenblöcken.
Entsprechend viele Mitarbeiter sind im Marketing beschäftigt, und bei Klosterfrau werden sie jetzt im Genehmigungs-Workflow professionell mit SAP unterstützt.

Die Budgets werden pro Kalenderjahr für eine Artikelgruppe bzw. Marke vom zuständigen Produktmanager erstellt, also zum Beispiel für Taxofit. Die einzelnen konkreten Marketingmaßnahmen werden von vielen verschiedenen Mitarbeitern in der Marketingabteilung erfasst, geprüft und freigegeben, wobei im dazugehörigen Organisationsmodell hinterlegt ist, wer auf welcher Ebene für Taxofit zuständig und verantwortlich ist und die Befugnis zur Freigabe eines Budget innerhalb bestimmter Wertgrenzen hat. Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, wurde bei der Einrichtung des Workflows größter Wert darauf gelegt, dass ein 4-Augen-Prinzip eingehalten wird. Dies wird erreicht, indem zwei zusätzliche Mitarbeiter im Organisationsmodell vermerkt sind, die die Prüfung übernehmen.

Ein Beispiel: Für das Jahr 2013 sind als Marketingmaßnahme Werbespots im Fernsehen für die Marke Taxofit vorgesehen. Die Assistentin Frau Musterschmidt erfasst 100 Werbespots für Taxofit. Die Maßnahme Nr. 1695 wird an den Prüfer Herrn Mustermüller weitergeleitet. Die Prüfung durch Herrn Mustermüller wird vom Prüfungsleiter Herrn Mustermann noch einmal gecheckt. Alles in Ordnung? Dann geht die Maßnahme zur endgültigen Freigabe an die Produktmanagerin für Taxofit Frau Mustermeier, die für das Budget verantwortlich ist.

Technische Lösung mit BSP

Technisch betrachtet wird aus dem Workitem im Business Workplace eine E-Mail aus SAP heraus generiert, die zur Genehmigung an die betreffende Person gesendet wird. Der Link in der E-Mail führt zu einer Business-Server-Page, die bei Klosterfrau mit dem Internet Explorer geöffnet wird. Durch Passwort- Abfrage wird sichergestellt, dass nur die richtige Person den Dialog aufruft.

In dem BSP-Webservice zur Maßnahmenfreigabe finden sich alle relevanten Daten für die Genehmigung.

BSP-Webservices bieten sehr anwenderfreundliche Dialoge per Browser mit direkter SAP-Systemanbindung. Es können Daten nach Wunsch selektiert und in einem besonders übersichtlichen Design dargestellt werden.

Budget-Überblick auf Knopfdruck

Sobald die Maßnahme erfasst ist, wird das Budget beantragt und damit im System reserviert, was gerade im Marketing sehr wichtig ist. Denn für Marketingmaßnahmen ist es typisch, dass sie lange im Voraus gebucht werden, was es erschwert, den Überblick über das verfügbare Budget zu behalten.

Da viele Maßnahmen gleichzeitig initiiert werden und es lange Vorlaufzeiten von der Genehmigung einer Maßnahme bis zur tatsächlichen Abbuchung der Kosten gibt, ist der neue Genehmigungs-Prozess online mit SAP für den verantwortlichen Produktmanager eine große Hilfe. Nun ist jederzeit auf Knopfdruck ersichtlich, wie viel Budget bereits beantragt wurde und wie viel Budget zum Zeitpunkt X tatsächlich noch verfügbar ist.

Durch den SAP gestützten Workflow verläuft der Genehmigungsprozess mit so wenig Zeitverlust wie möglich, denn alle Beteiligten werden z.B. per Email über anstehende Aufgaben oder Status-Änderungen informiert. Je nach Rolle im Organisationsmodell gibt es unterschiedliche Aktionsmöglichkeiten; höhere Hierarchieebenen können zum Beispiel Rückfragen stellen oder auch "Pre-Etats", Etats für das nächste Geschäftsjahr, genehmigen.

Je nach Wertgrenze endet der Prozess der Genehmigung von Maßnahmen nicht auf der Hierarchieebene "Produktmanager", sondern automatisch werden Produktgruppenmanager oder auch der Marketingleiter involviert. Zeitliche Verschiebungen von Maßnahmen lösen genauso automatisch einen neuen Genehmigungslauf aus wie Kostensteigerungen, und wird eine Maßnahme abgelehnt, werden alle Beteiligten sofort online über die Absage informiert und das Budget wieder freigegeben. So ist der Budgetüberblick immer up-to-date!

amotIQ solutions ist eine IT-Beratung, die sich auf Prozesse in Vertrieb, Logistik und SCM spezialisiert hat. 2004 als SAP Beratung gegründet, finden wir heute für unsere Kunden sowohl SAP- als auch Non-SAP Lösungen, passend zu ihren heterogenen Systemlandschaften. Wir sind Mitglied der amotIQ Gruppe mit mehr als 500 Mannjahren Experten-Know-how. Langjährige, übergreifende Prozess- und Projekterfahrung und kurze Entscheidungswege zeichnen uns aus. Erfahren, innovativ, flexibel und schnell sind wir für unsere Kunden da und genau dafür steht unser flinker Roadrunner "Justin".

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