Jetzt alles in ÜbereinstimmungRedesign der Instandhaltungsprozesse bei IVG

IVG ist eher unbekannt, aber dafür ein echtes Schwergewicht in ihrer Branche, schließlich zählt die IVG Immobilien AG zu den gro­ßen Immobiliengesellschaften in Europa. Das Unternehmen verwaltet an 18 Standorten mit rund 600 Mitar­beitern Assets, also Vermögenswerte, in Höhe von 22,1 Mrd. Euro, vor allem natürlich Immobilien.

Im Juli 2010 wurde das GoLive für wichtige Teilprojekte des Groß­projektes Reboot erfolgreich abgeschlossen. Bei diesem übergreifenden Projekt geht es unter anderem um eine neue Profit-Center Struktur, die Harmonisierung der Kontenpläne, den Aufbau einer Darlehensdatenbank und die Einführung eines übergreifenden Planungs- und Auswertungstools, also vor allem um Themen aus dem Finanz- und Controlling­bereich!

Dieses Know-how kombiniert mit seiner fundierten Erfahrung mit Instandhaltungprozessen und dem Projektsystem Tool SAP-PS, waren die fachlichen Voraussetzungen für die Projektleitung und den Projekterfolg seiner Teilprojekte, bei dem die jahrelang gewachse­nen Instandhaltungsprozesse zweier großer Geschäftsbereiche harmonisiert und neue Planungs- und Auswertungsstrukturen geschaffen wurden. Eine gemeinsame und von allen Beteiligten getragene Lösung musste also gefunden werden - keine leichte Aufgabe und die wahre Herausforderung in diesem Projekt...

Die Beteiligten: Die IVG besteht im Grunde genommen aus zwei verschiedenen Bereichen. Da ist auf der einen Seite der Bereich Real Estate, der die eigenen Gebäude bzw. Miet­objekte verwaltet. Diese Objekte gehören der IVG und werden durch die IVG vermietet und betreut. Auf der anderen Seite gibt es den Bereich Institutional Funds. Dieser Bereich betreut ebenfalls diverse Mietobjekte, die rechtlich aber nicht der IVG, sondern einem Fond "gehören", das heißt, diese Objekte gehören institutionellen Anlegern, die in diesen Immo­bilienfond Geld investiert haben.

Die Aufgabe

Diese Objekte, egal ob es sich um On-Balance-Objekte (IVG-Eigentum) oder Off-Balance-Objekte (Fond-Eigentum) handelt, müssen instand gehalten werden. Hier sind also Instandhaltungsmaßnahmen wie beispielsweise eine Fassadenerneuerung, eine Dachsanierung oder die Erneue­rung bzw. Renovierung eines Treppenhauses zu planen.

Das Problem der unterschiedlichen Prozesse: Die beiden Bereiche Real Estate und Institutional Funds hatten diese Kostenplanung und die gegenlaufenden Istkosten unterschied­lich abgewickelt.

Ein Asset Manager, der zwei Objekte aus den unterschiedlichen Bereichen betreute, hatte nun immer Schwierigkeiten, die Prozesse auseinanderzuhalten. Daher war das Ziel, die beiden Prozesse zu harmonisieren.

Die unterschiedliche Nutzung von SAP-PS: Der Bereich Real Estate verwendete zu Abbildung eines Instandhaltungsauftrages das klassische SAP PS-System und operierte bisher nah am SAP Standard. Hier wurde je Instandhaltungsmaßnahme (Sanierung Treppenhaus) ein Projekt angelegt. Also wurden pro Objekt/Gebäude mehrere Projekte angelegt, z.B. eins für die Sanierung des Treppenhauses und eins für die Dachsanierung. Diese Projekte hatten dann entsprechende Projektstrukturplan-/ PSP-Elemente wie Beton­arbeiten oder Malerarbeiten.

Diese Instandhaltungsmaßnahmen wurde am Jahresanfang auf den PSP-Elementen kostenseitig beplant und entsprechend umgesetzt. Am Jahresende konnte nun eine Plan-Ist-Abweichung auf Kostenebene festgestellt werden. Das Projektsystem wurde nur als Kostensammler verwendet. Eine Terminplanung mit Meilensteinen und Netzplänen wurde nicht genutzt.

Im Bereich Funds lief der Prozess anders. Hier wurde pro Objekt nur ein Projekt angelegt. Zum Beispiel also ein Projekt für das Gebäude Innovationsring 9, dem dann verschiedene PSP-Elemente für Dach und Fach, Innenausbau oder Außen­anlagen zugeordnet wurden. Für eine Dachsanierung wurde nun eine Maßnahme im SAP-System in einer bzw. mehreren kundeneigenen Tabellen angelegt. Diese Maßnahme hatte einen Bezug zum entsprechenden PSP-Element. Man konnte sich demnach alle zu einem PSP-Element gehörenden Maßnahmen anzeigen lassen.

Der Vorteil hierin bestand u.a. in der Übersichtlichkeit der Projekstrukturen. Der große Nachteil war, dass dies kein SAP-Standard ist. Die Kontierung der Kosten und die Kosten­planung erfolgten sowohl über das Projektsystem SAP-PS als auch über im SAP eingerichtete Spezielle Ledger.

SAP bietet standardmäßig für die Buchhaltung Standard Ledger (Bücher) wie das Hauptbuch (FI-GL, General Ledger) oder das Profitcenter-Ledger (EC-PCA) für die Profitcenterrechnung an, die zu Berichtszwecken geführt werden und nur die für das Reporting benötigten Dimensionen der zugrundeliegenden Tabelle enthalten.

Da hier kundeneigene Tabellen ausgewertet wurden, mussten sogenannte Spezielle Ledger im SAP für das Reporting eingerichtet werden.

Baubuch-Funktionalitäten: Das gesetzlich vorgeschriebene Baubuch dient dem Nachweis, dass Baugelder ausschließlich für das Bauvorhaben verwendet wurden. Dafür müssen Leistungen und Vergütungen genau aufgeführt werden. Es dient auch zu steuerlichen Zwecken, zum Beispiel zur Feststellung der Steuerabzugsfähigkeit. Ein Beispiel: Ein Gebäude wird gemischt genutzt, im Erdgeschoss ist es gewerblich, in den oberen Stock­werken privat vermietet. Für die Fassadensanierung des gesamten Gebäudes kann nun teilweise die Mehrwertsteuer/Vorsteuer abgezogen werden.

Der Bereich Institutional Funds nutzte ein SAP Add-On der Firma Wiscore, das diese Baubuchfunktionalitäten abbildet. Dabei werden über kundeneigene Erfassungsmasken Instandhaltungsaufträge im SAP-CS angelegt und automatische Bestellungen erzeugt.

Die Lösung

Ziel des Projektes war es nun, diese beiden Prozesse zusammenzuführen und möglichst im SAP Standard zu bleiben. Eine Instandhaltungsaufgabe wie eine "Treppen­haussanierung" ist nun das Projekt im SAP-PS und die Arbeiten daran wie Malerarbeiten oder Betonarbeiten werden in PSP Elementen abgebildet.

Die Baubuchfunktionalitäten wurden passend dazu im Bereich Funds im SAP Add-On neu strukturiert und im Bereich Real Estate ausgerollt.

Die zukünftige Planung und Auswertung aller Geschäftsvorfälle, aller Maßnahmen und die Objektplanung, die bisher in verschiedensten Tools, wie SAP, Excel oder Access stattgefun­den haben, werden künftig in einem Tool, BISonXP, der Fa Control.IT durchgeführt. Per Schnittstelle werden u.a. die im SAP angelegten Projekte und PSP-Strukturen aus SAP ins BISonXP übertragen. Dort wird die Kostenplanung auf Basis dieser Strukturen durchgeführt und die Plan- bzw. Budgetwerte wieder zurück ins SAP gelesen.

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